Garante Privacy: pubblicare motivi delle assenze in bacheca è illecito

Quando si parla di privacy in azienda, non bisogna pensare solo a documenti complessi o banche dati digitali. A volte, le violazioni nascono da gesti semplici e quotidiani, come l’affissione dei turni di lavoro in bacheca.
Il recente provvedimento n. 363/2025 del Garante Privacy lo dimostra chiaramente: un’azienda è stata sanzionata per aver diffuso pubblicamente i motivi delle assenze dei propri dipendenti, rendendo visibili dati sensibili come malattia, infortunio o permessi sindacali.
In questo articolo analizziamo cosa ha stabilito il Garante, quali rischi corrono le imprese e come tutelarsi per evitare errori che possono costare caro.

Indice

• Un caso che non può passare inosservato
• Perché il Garante ha deciso di intervenire
• Quali conseguenze per le aziende
• Come devono comportarsi le aziende
• Un messaggio per i lavoratori
• Il ruolo dello studio legale

Un caso che non può passare inosservato

Il 23 giugno 2025 il Garante per la protezione dei dati personali ha emesso un provvedimento destinato a fare scuola: la sanzione Garante Privacy assenze lavoro ha colpito una società di trasporti con una multa da 10.000 euro.

Il motivo? I turni dei dipendenti venivano affissi nelle bacheche aziendali e inviati via email con indicazioni precise sui motivi delle assenze:

• “MAL” = malattia
• “104” = permesso ex legge 104/1992
• “INF” = infortunio
• “PS” = permesso sindacale
• “SOSP” = sospensione disciplinare
• “RIC. OSP.” = ricovero ospedaliero
• “AVIS” = donazione sangue

Queste informazioni erano accessibili a tutto il personale, creando una diffusione indebita di dati personali sensibili, vietata dal Regolamento europeo (GDPR).

Perché il Garante ha deciso di intervenire

Il datore di lavoro può trattare i dati personali dei dipendenti, anche quelli particolari (art. 9 GDPR), solo se:

• è strettamente necessario per la gestione del rapporto di lavoro;
• c’è un obbligo di legge o contrattuale;
• vengono rispettati i principi di liceità, correttezza, trasparenza e minimizzazione.

In questo caso, la società ha confuso il principio di trasparenza con una presunta esigenza organizzativa: comunicare ai colleghi non solo l’assenza, ma anche la ragione.
Secondo il Garante, però, questa prassi era superflua e lesiva, perché i colleghi non hanno alcun titolo per conoscere dati relativi alla salute o all’appartenenza sindacale.

Il risultato: una comunicazione illecita di dati sensibili.

Quali conseguenze per le aziende

Il provvedimento n. 363/2025 è un segnale chiaro:

• non basta rispettare formalmente l’obbligo di affissione dei turni (art. 10, L. 138/1958);
• indicare le cause delle assenze non è mai legittimo.

Le aziende rischiano:

• sanzioni pecuniarie fino a decine di migliaia di euro;
• azioni legali da parte dei dipendenti interessati;
• danno reputazionale, con perdita di fiducia interna e immagine esterna compromessa.

Per i lavoratori, invece, il provvedimento conferma un principio essenziale: i dati sulla salute e sull’appartenenza sindacale sono inviolabili.

Come devono comportarsi le aziende

Uno studio legale che affianca le imprese non può che sottolineare alcuni punti chiave per evitare errori simili:

1. Indicazioni generiche
   Nei turni affissi o comunicati va riportata solo la lettera “A” per “assente”, senza specificare il motivo.
2. Limitazione dei dati
   Solo chi è autorizzato (es. ufficio HR) deve poter accedere alle informazioni sulle cause di assenza.
3. Policy aziendali aggiornate
   Ogni organizzazione dovrebbe avere una policy chiara sul trattamento dei dati dei dipendenti, allineata al GDPR.
4. Formazione del personale
   Manager e responsabili devono essere formati per comprendere le conseguenze legali di comportamenti apparentemente banali.
5. Consulenza legale preventiva
   Un check-up privacy periodico con uno studio specializzato aiuta a prevenire sanzioni e contenziosi.

Un messaggio per i lavoratori

I dipendenti non devono rassegnarsi a vedere diffusi i propri dati sensibili.
Se ti accorgi che la tua azienda comunica pubblicamente i motivi delle assenze, hai diritto a chiedere la correzione immediata della prassi e, se necessario, a tutelarti legalmente.

Il ruolo dello studio legale

La sanzione Garante Privacy assenze lavoro insegna che la protezione dei dati non è un tecnicismo per addetti ai lavori, ma una questione di diritti fondamentali.
Per le aziende significa adottare procedure più attente; per i lavoratori significa avere la certezza che la propria dignità venga rispettata.

Come studio legale, possiamo supportarti in due direzioni:

• se sei un’azienda, ti aiutiamo a prevenire errori e a rendere i tuoi processi conformi al GDPR;
• se sei un lavoratore, ti offriamo strumenti concreti per far valere i tuoi diritti.

Contattaci per una consulenza: conoscere la normativa oggi significa evitare problemi domani.