Sistemi di geo-localizzazione: quando e come possono essere utilizzati nei luoghi di lavoro

I sistemi di geo-localizzazione dei lavoratori

Negli ultimi anni si è registrato un aumento delle richieste di autorizzazione per l’installazione di sistemi di geo-localizzazione su autoveicoli e dispositivi come telefoni cellulari, computer e dispositivi palmari. Questi sistemi permettono la raccolta e l’elaborazione di dati riguardanti la localizzazione dei mezzi e, quindi, anche dei lavoratori che li utilizzano.

Sebbene questi sistemi siano importanti per garantire la sicurezza sul lavoro, tutelare il patrimonio aziendale e migliorare l’organizzazione produttiva, è fondamentale trovare un equilibrio tra questi obiettivi e la tutela dei diritti e delle libertà dei lavoratori. Questo equilibrio è necessario anche alla luce della normativa sulla protezione dei dati personali.

Le indicazioni del Garante della Privacy

Il Garante della privacy ha emesso numerosi provvedimenti in materia di geo-localizzazione nell’ambito del rapporto di lavoro. In generale, l’Autorità ha applicato i principi di liceità, necessità e proporzionalità dei trattamenti dei dati personali tramite l’utilizzo di questi dispositivi tecnologici.

Il Garante ha inoltre prescritto ai titolari misure a tutela dei diritti degli interessati, tra cui escludere il monitoraggio continuo, consentire la visualizzazione della posizione geografica solo quando necessario, consentire la disattivazione del dispositivo durante le pause e al di fuori dell’orario di lavoro, utilizzare pseudonimizzazione dei dati personali e memorizzare i dati solo se necessario e per un tempo proporzionato alle finalità perseguite.

In particolare, nel provvedimento n. 370/2011, il Garante ha evidenziato che, nel rispetto del principio di necessità 

la posizione del veicolo di regola non dovrebbe essere monitorata continuativamentedal titolare del trattamento, ma solo quando ciò si renda necessario per il perseguimento delle finalità legittimamente perseguite

In questi ultimi casi è necessario, infatti, che la documentazione da trasmettere finalizzata a documentare il regolare svolgimento del servizio, non contenga riporti alcuni dati. Ad esempio, i dati che siano, anche indirettamente, riconducibili agli interessati (ad es. il codice del dispositivo o del veicolo assegnato) ma le sole informazioni strettamente necessarie a consentire il raffronto tra servizio effettivamente reso e il servizio atteso (si veda, in particolare, il provvedimento n. 247 del 24 maggio 2017).

Il Garante ha inoltre evidenziato che la posizione del veicolo non dovrebbe essere monitorata continuamente dal titolare del trattamento, ma solo quando ciò si rende necessario per il perseguimento delle finalità legittimamente perseguite. Nel caso in cui i dati debbano essere trasmessi alla stazione appaltante, la documentazione deve contenere solo le informazioni strettamente necessarie per consentire il raffronto tra il servizio effettivamente reso e quello atteso.

Le indicazioni dell’Ispettorato Nazionale del Lavoro

Con Nota prot. n. 2572 del 14.04.2023, l’Ispettorato Nazionale del Lavoro ha ulteriormente chiarito e confermato questi principi.

In sintesi, i dati raccolti e trattati devono essere limitati a quelli strettamente necessari per il perseguimento delle finalità prestabilite e attinenti alle esigenze organizzative e produttive, di sicurezza sul lavoro o di tutela del patrimonio aziendale.

L’accesso ai dati da parte del datore di lavoro deve avvenire solo in funzione delle motivazioni poste a fondamento del provvedimento autorizzativo.

Conclusioni

In conclusione, l’utilizzo di sistemi di geo-localizzazione nei luoghi di lavoro deve essere effettuato nel rispetto della normativa sulla protezione dei dati personali e dei diritti e delle libertà dei lavoratori, trovando un equilibrio tra la tutela della sicurezza sul lavoro e la tutela della privacy dei lavoratori stessi.